Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают для согласования, ознакомления, запуска в работу и отправки контрагентам.
Такой подход неэффективен!
Для реализации электронного документооборота важен способ обмена документами, а также обеспечение и сохранение статуса юридической значимости на всех этапах.
Хотите разобраться в теме электронного документооборота и понять, почему нам по пути? Поехали!
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот — это:
- способ организации и движение документов в компании, при котором они представлены в электронном виде и хранятся централизованно
- обмен электронными документами с контрагентами через оператора ЭДО
Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью, который не нужно распечатывать. Юридически значимым оригиналом такой документ является только в электронном виде.
ЭД состоит из двух неотъемлемых частей:
- общей — непосредственно сам документ со всеми его реквизитами, за исключением даты документа, регистрационного индекса, резолюции, отметки о поступлении и других реквизитов, которые формируются после подписания документа ЭЦП
- особенной — файл с ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания (дата документа, регистрационный индекс и др.). Файл с ЭЦП является неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.
Какие документы можно создавать в электронном виде и как их хранить?
Каждая организация самостоятельно:
- устанавливает перечень документов, создаваемых в электронном виде
- определяет место и формат хранения электронных дел, отдельных документов
- закрепляет условия ЭДО в локальных нормативных актах
Введение внутреннего электронного документооборота целесообразно начинать с документов временного хранения (до 10 лет включительно).
Сроки хранения документов в электронном виде совпадают со сроками, установленными для аналогичных документов на бумажном носителе.
Документы в электронном виде должны остаться доступными и воспроизводимыми, особенно при сроках хранения более 10 лет и постоянном хранении.
Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (название организации, почтовый адрес, дата и т.д.).
В бумажном виде документы занимают много места и часто компании организуют места для их хранения вне офиса, что затрудняет доступ.
Электронные документы и архивы хранятся на серверах оператора или самой компании, поэтому просмотреть и скачать документ можно в любое время в любом месте при наличии удаленного доступа.
Для чего компании переходят на электронный документооборот?
Электронный документооборот — это не что иное, как автоматизация внутреннего делопроизводства и оптимизация внешнего взаимодействия с контрагентами, в основе которых лежат финансовые и организационные выгоды компании.
Переход на безбумажный оборот позволяет:
- сократить финансовые и временные затраты на печать, канцтовары, отправку документов
- забыть о горах бумаги в офисе
- избавиться от потерь документов и повторного выставления
- быстро и гарантированно доставить документы контрагентам
- обеспечить юридическую значимость документов
- сделать документооборот прозрачным
- повысить лояльность контрагентов
- перевести архив в электронный вид
Чем полезен сервис мгновенного обмена электронными документами Quidox?
Сервис Quidox.by является оператором ЭДО и позволяет обмениваться юридически значимыми документами, при этом:
- обеспечивает безопасность при пересылке документов
- позволяет пользователям видеть статусы переданных документов
- дает возможность контроля за документами, формируя системную квитанцию
- всегда уведомляет о поступлении документа (Viber, Telegram, e-mail)
Как осуществляется электронный документооборот через Quidox?
Сервис имеет понятный удобный интерфейс. Для пользователей работа в веб-версии Quidox.by схожа с работой электронной почты.
В личном кабинете пользователя есть папки:
- «Входящие»
- «Отправленные»
- «Черновики»
- «Архив»
Функционал сервиса предусматривает полный цикл работы с электронными документами:
- Простая отправка
- Ознакомление
- Согласование
- Отклонение
- Подписание
- Комментирование
- Скачивание
- Удаление
- Доступ по ссылке
Отправитель видит актуальный статус каждого исходящего документа:
- «Отправлен»
- «Получен»
- «Подписан»
- «Отказано в подписи»
Сервис автоматически формирует квитанцию по каждому циклу документооборота с фиксацией любых действий сторонами с документом. Квитанцию можно скачать или распечатать, а также использовать в качестве элемента доказательной базы.
Этапы работы в сервисе:
- Отправитель формирует документы и загружает их с ПК в Quidox, при необходимости отправляет на согласование внутри компании. Последним звеном цепочки согласования становится лицо, которое нажимает кнопку «Подписать и отправить».
- В этот момент система электронного документооборота автоматически проверяет сертификат электронной подписи: его легитимность и срок действия.
- Если документ требует двусторонней подписи и не вызывает вопросов у получателя, получатель подписывает его.
- В этот момент сервис так же как и при отправке, автоматически проверяет сертификат второй подписывающей стороны. Отправитель видит статус документа «Подписан».
4 факта о подписании ЭД
- К подписанному документу имеют доступ обе стороны.
- Если документ нуждается в корректировке или исправлении, получатель отказывает в подписи\комментирует при необходимости отказ. Отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.
- После того как документы подписали все стороны, в него невозможно внести изменения.
- Если документ должен подписать только отправитель (например, односторонний ПУД) документооборот по нему считается завершенным после того, как получатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.
