Определились, что пора переходить на электронный формат взаимодействия с контрагентами? Тогда следующий шаг — стратегия перехода и алгоритм действий с учетом потребностей вашей компании.
Перейти на обмен электронными документами может любая организация независимо от численности штата, сферы деятельности и деловой интенсивности.
ЭДО одинаково хорош и для юрлиц, и для индивидуальных предпринимателей. Скорость передачи документов, их юридическая значимость и безопасность являются существенными факторами в любом бизнесе.
Итак, внешний электронный документооборот — это обмен безбумажными юридически значимыми документами между контрагентами посредством сервиса ЭДО.
С чего начать? С базовых шагов!
Для легкого старта:
- выберите наиболее лояльных контрагентов, которые открыты к активному сотрудничеству и имеют схожее позитивное отношение к современным инструментам взаимодействия
- начните рассылку с односторонних документов (например, актов, уведомлений и пр.), не требующих ответных действий контрагента (подписания\согласования\обратной отправки) — чтобы вторая сторона смогла протестировать и привыкнуть к новому деловому процессу
- обязательно каждому контрагенту доступно объясните все преимущества перехода на обмен ЭД для всех участников, заранее уведомите и договоритесь о первых отправках, а также о том, что получение входящих в Quidox всегда бесплатно
Помните, что ценность для каждой компании представляет время и деньги. А значит, правильно проинформировав контрагента о ключевых выгодах по переходу на ЭДО для всех участников обмена, вы заручитесь его поддержкой. А контрагенту будет проще принять решение о внедрении электронного документооборота.
Что такое Quidox как оператор ЭДО?
Сервис Quidox.by является центром мгновенного обмена ЭД с достаточными ресурсами для обеспечения безопасного документооборота участников.
Для пользователя Quidox.by система выглядит как почтовый сервис с расширенным функционалом. Входящие и исходящие документы хранятся в разных папках. Для простого и удобного ориентирования в системе есть фильтры, которые помогают находить документы по наименованию или УНП контрагента, статусу документа.
Сервис Quidox делает документооборот прозрачным: статус отправленного документа фиксируется, в сервисе отражается, когда файл доставлен, получен и подписан.
Как начать работать в Quidox?
Для того, чтобы стать пользователем сервиса и отправлять электронные документы:
- зарегистрируйтесь
- верифицируйте ЭЦП
- выберите подходящий тариф
- зайдите в личный кабинет, загрузите необходимые документы для отправки и подпишите их ЭЦП
Приглашаем контрагента
О переходе на ЭДО необходимо предупредить контрагентов, а также в договорах, допсоглашениях и пр. обязательно указать, что способ обмена в Quidox юридически значимыми документами считается согласованным сторонами.
Если ваша компания является инициатором и контрагент не пользуется ЭДО, то при отправке документов:
- укажите адрес электронной почты контрагента при создании сообщения в сервисе
- отправьте сообщение
- получатель получит уведомление с приглашением к обмену документами
- при переходе по указанной ссылке, получатель сможет войти в систему и забрать документы
О подробных сценариях и алгоритме работы в сервисе смотрите вебинар «Обмен электронными документами: разбираем 10 основных сценариев QuiDox.by»
